Conservazione a norma PEC

La Posta Elettronica Certificata ha cambiato il modo in cui aziende, professionisti e Pubblica Amministrazione si scambiano comunicazioni con valore legale. Ma proprio perché nasce digitale, la PEC porta con sé un obbligo che in pochi conoscono davvero a fondo: quello della conservazione a norma.

Perché la PEC non è una email qualsiasi

A differenza della posta elettronica ordinaria, la PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno: attesta data, ora e stato di invio, accettazione e consegna del messaggio. Grazie ai protocolli di sicurezza che la regolano, si tratta di un documento giuridicamente rilevante, il cui contenuto non può essere alterato.

C'è però un dettaglio importante da tenere presente: la PEC certifica il messaggio, non gli allegati. Per avere la stessa certezza anche su questi ultimi serve abbinare una firma digitale, i cui certificati durano tipicamente 1-3 anni, spesso scadendo prima della PEC stessa.

Il punto che quasi nessuno considera

La legge obbliga i fornitori di servizi PEC a conservare il registro delle operazioni per 30 mesi, ma non li obbliga a conservare i messaggi e gli allegati. Significa che, superato quel periodo, il contenuto delle tue comunicazioni potrebbe non essere più disponibile presso il tuo gestore.

Questo diventa un problema concreto in caso di contenzioso: una controparte può contestare la validità probatoria di una PEC il cui certificato di firma elettronica risulta scaduto, se non è stata conservata correttamente nel tempo.

Archiviare non è conservare

Sono due concetti spesso confusi, ma profondamente diversi. Archiviare significa catalogare i documenti in modo ordinato. Conservare è un processo specifico, normato, che richiede strumenti e procedure dedicate per garantire nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità di un documento informatico.

Una PEC salvata in una cartella, per quanto ben organizzata, non equivale a una PEC conservata a norma.

Cosa dice la normativa

In base agli articoli 2214 e 2220 del codice civile e alle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, le imprese sono tenute a conservare le PEC inviate e ricevute per 10 anni, rispettando standard precisi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità e opponibilità a terzi.

Un obbligo che riguarda, di fatto, qualsiasi azienda o professionista che utilizzi la PEC per le proprie comunicazioni ufficiali, indipendentemente dal settore.

Perché molte aziende scoprono il problema troppo tardi

Rendere i propri sistemi IT pienamente conformi a questi requisiti non è banale. Per questo motivo, molte realtà scelgono di affidarsi a soluzioni di conservazione digitale specifiche, spesso in outsourcing, piuttosto che gestire internamente un processo che richiede competenze tecniche e normative aggiornate.

Vale la pena approfondire?

Se la tua azienda utilizza la PEC per comunicazioni importanti (contrattuali, amministrative, verso la Pubblica Amministrazione) vale la pena verificare se le tue comunicazioni sono davvero conservate a norma, o solo archiviate nella casella di posta.

In Artel supportiamo le aziende nella gestione dei propri sistemi IT, conservazione digitale inclusa. Se vuoi una valutazione rapida della tua situazione attuale, scrivici: ti aiutiamo a capire se ci sono aspetti da mettere in sicurezza.