Conservazione Digitale PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) ha rivoluzionato la comunicazione tra Pubblica Amministrazione, Imprese e Professionisti, emergendo come un indispensabile strumento digitale per trasmissioni legali efficienti. Tuttavia, è cruciale comprendere la legislazione che ne regola la conservazione.

A differenza della Posta Elettronica Ordinaria, la PEC possiede il medesimo valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, attestando data, ora e lo stato delle fasi di invio, accettazione e consegna. Grazie ai protocolli di sicurezza, i messaggi PEC sono documenti giuridicamente rilevanti, inalterabili nel contenuto e non modificabili negli allegati.

È fondamentale notare che la PEC certifica solo il messaggio, non gli allegati, e per garantire la certezza anche su di essi, è necessario abbinare una firma digitale. Tuttavia, i certificati di firma elettronica spesso hanno una durata di 1-3 anni, generando situazioni in cui scadono prima della PEC stessa.

La legge impone ai fornitori di servizi PEC di conservare il registro delle operazioni per 30 mesi, ma non obbliga la conservazione dei messaggi e degli allegati. Questo può portare a complicazioni in caso di controversie, con la controparte che potrebbe contestare la validità probatoria di PEC con certificato di firma elettronica scaduto.

La soluzione a questo problema è la Conservazione Digitale della PEC, che mantiene intatto il valore probatorio anche dopo la scadenza dei certificati di firma. Non tutti sono consapevoli che i messaggi nella casella PEC non sono conservati correttamente, esponendo a rischi in caso di controlli.

Archiviare e conservare sono due concetti diversi. L'archiviazione cataloga i documenti, mentre la conservazione è un processo specifico che richiede strumenti e procedure. La PEC, essendo già digitale, richiede la corretta Conservazione Digitale per garantire nel tempo la sua validità giuridica.

In conformità agli articoli 2214/2220 del codice civile e alle Linee Guida dell'AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, le imprese sono obbligate a conservare le PEC spedite e ricevute per 10 anni. Questo deve avvenire rispettando standard precisi, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità ed opponibilità.

Data la complessità di rendere i sistemi IT conformi alla normativa, molte imprese optano per l'adozione di software e soluzioni di conservazione digitale in outsourcing. La conformità è essenziale, e la corretta gestione della Conservazione Digitale della PEC è un passo fondamentale per assicurare la validità e l'integrità dei documenti nel tempo.